Gestione delle assenze: tasso di assenteismo sotto controllo

Una gestione professionale delle assenze permette di identificare le cause delle assenze in azienda e di ridurre in modo durevole l’assenteismo. Come funziona? Lo illustra questo contributo.

Di nuovo! È trascorso poco tempo dall’ultima assenza di Paolo Rossi. Altri tre collaboratori sono in malattia da tempo. Le assenze si ripercuotono su tutto il team. Colleghe e colleghi sono costretti a farsi in quattro per sostituirli e sono sempre sotto pressione. Con il rischio che questo generi nuove assenze. Motivazione e qualità del lavoro ne risentono. E la situazione è pesante anche per il datore di lavoro: riorganizzare costantemente il lavoro è impegnativo, e all’orizzonte si profila la minaccia di un aumento dei premi dell’assicurazione di indennità giornaliera in caso di malattia. È evidente: così non si può andare avanti! Ma come risolvere questa difficile situazione? Questo contributo illustra il funzionamento di un’efficace gestione delle assenze e fornisce spunti concreti di sicuro interesse.

1. Analizzare a fondo le cause
2. Mantenere sempre il contatto con i collaboratori assenti
3. Avvalersi delle competenze di un care manager
4. Supportare la ripresa del lavoro
5. Dubbi sull’incapacità lavorativa? Cosa si può fare?
6. La migliore prevenzione: un clima di lavoro sereno

1. Analizzare a fondo le cause

L’assenteismo può avere varie cause. Oltre alle assenze chiaramente giustificate (ad esempio per infortunio, malattia, maternità, formazione, malattia del proprio figlio ecc.), esistono anche altri fattori che portano a un’assenza dal lavoro. Una gestione professionale delle assenze misura il tasso di assenteismo in base a vari indicatori e permette così di capire le cause delle assenze e di definire misure adeguate. HOTELA e i suoi partner specializzati sono lieti di affiancare i datori di lavoro in questo processo.

2. Mantenere sempre il contatto con i collaboratori assenti

Un principio fondamentale della gestione delle assenze è rimanere sempre in contatto con i collaboratori assenti dal lavoro frequentemente e/o a lungo. È bene assicurarsi che tutti i dirigenti si assumano le loro responsabilità in materia di reinserimento professionale. Un atteggiamento che deve diventare parte integrante della cultura manageriale.

Il colloquio personale con i collaboratori interessati consente di discutere dei motivi delle assenze e delle possibili misure di supporto. È importante informarli sugli sviluppi rilevanti in azienda e far capire loro quanto siano importanti i collaboratori assenti per il team e per l’intera azienda.

3. Avvalersi delle competenze di un care manager

In molti casi, è utile incaricare un care manager esterno per accompagnare i collaboratori. La collaborazione con un care manager si svolge nel modo seguente:

• Il care manager viene informato di tutte le assenze in azienda.
• Se l’assenza si protrae più a lungo rispetto a un numero di giorni predefinito, il care manager organizza un colloquio telefonico con la persona assente.
• Il care manager visita a domicilio i collaboratori assenti da tempo.
• Nel rispetto della protezione dei dati, il care manager redige un rapporto, nel quale informa ad esempio sulle prospettive di una ripresa del lavoro o su possibili cause non di natura medica dell’assenza.
• Il care manager invia al datore di lavoro un rapporto sulle statistiche delle assenze dell’azienda, che indica anche se il tasso di assenteismo è superiore alla media del ramo.

4. Supportare la ripresa del lavoro

Che cosa capita se si dovesse verificare che il signor Paolo Esempio soffre veramente di un grave problema di salute che gli impedisce la presenza sul luogo di lavoro per un tempo prolungato? In caso di assenza di un collaboratore dovuta a malattia, ci sono varie possibilità di supporto:

• Il care manager può aiutare in modo mirato il collaboratore interessato a riprendere il lavoro e, ad esempio, chiarire con il suo superiore come poter adeguare la postazione di lavoro alle limitazioni di salute.

• Se l’incapacità lavorativa dura più di 30 giorni o si ripete, il datore di lavoro ha il diritto di comunicare il caso all’AI per un rilevamento tempestivo. L’assicurazione per l’invalidità verifica se sussiste il rischio di cronicizzazione dei disturbi. Verifica anche se possono essere adottate e da lei finanziate misure di supporto alla riabilitazione professionale (coaching, formazione ecc.).

5. Dubbi sull’incapacità lavorativa? Cosa si può fare?

In caso di dubbi sull’incapacità lavorativa di un dipendente, si può richiedere un secondo parere medico alla propria assicurazione d’indennità giornaliera in caso di malattia o assicurazione contro gli infortuni LAINF. HOTELA collabora con medici che di regola possono essere consultati rapidamente. Se l’assicurazione ritiene che il controllo richiesto sia inutile o prematuro, il datore di lavoro ha il diritto di organizzare autonomamente un controllo medico. Tuttavia, a tutela del segreto professionale, il medico deve limitarsi a porre domande riguardanti l’incapacità lavorativa.

I 4 elementi della gestione delle assenze

6. La migliore prevenzione: un clima di lavoro sereno

Le assenze dal lavoro sono anche un campanello d’allarme che segnala la presenza di possibili problemi interni: cattiva conduzione, tensioni in seno al team, mancanza di apprezzamento o scarse prospettive si ripercuotono rapidamente sul tasso di assenteismo nonché sulle assenze ricorrenti e di lunga durata a causa di malattia o infortunio. I dirigenti dovrebbero perciò analizzare con attenzione la situazione, anche in presenza di un certificato medico. Solo così è possibile identificare tutte le cause di un’assenza e adottare i provvedimenti adeguati.

Se nell’ambito della gestione delle assenze si notano carenze a livello organizzativo (ad esempio in termini di cultura aziendale e manageriale, di gestione degli errori, condizioni di lavoro, equilibrio tra vita privata e lavoro ecc.), occorre agire tempestivamente, evitando comunque iniziative affrettate, ma procedendo in maniera ponderata e con un orizzonte a lungo termine. È utile stabilire delle priorità e comunicare ai propri collaboratori quali misure si decide adottare. Una sana cultura aziendale è il prerequisito più importante per motivare i collaboratori a impegnarsi, e anche la migliore prevenzione contro l’aumento del tasso di assenteismo.

• Siete interessati alle prestazioni HOTELA nel ramo della gestione delle assenze? Vi forniamo con piacere, contattateci !