Come allestire una busta paga in modo corretto

Siete sicuri di sapere quali sono gli elementi che devono figurare su una busta paga? Anche se conoscete bene la materia, rinfrescare la memoria è sempre utile. In questo articolo del blog HOTELA trovate i principali parametri da tenere in considerazione.

Allestire una busta paga è come partire per un viaggio. Entrambe le azioni condividono tra l’altro la stessa parola d’ordine: non dimenticare nulla. A cominciare dall’essenziale: carta d’identità, titolo di trasporto, orari di partenza e arrivo, prenotazioni varie… e ovviamente un po’ di soldi. Perché è di questo che si tratta. Di soldi. Più precisamente, di una retribuzione per un lavoro svolto. E affinché questa retribuzione venga versata in debita forma, il datore di lavoro deve rispettare determinate regole e raccogliere un certo numero di informazioni. In particolare quando i collaboratori lavorano con orari irregolari, come nel ramo alberghiero e della ristorazione.

A titolo di promemoria, ecco alcuni principi che vi permetteranno di verificare se le vostre buste paga sono allestite in modo corretto. E anche se, per alcuni di voi, questo compito sembra essere un’impresa complicata, non dimenticate mai quanto tempo risparmiate seguendo procedure ben collaudate.

1. La raccolta di informazioni
2. L’integrazione dei dati
3. Il calcolo del «reddito lordo/netto»
4. Le informazioni complementari da considerare
5. Un’ultima verifica, data e firma

1. La raccolta di informazioni

Una busta paga ordinata inizia con campi compilati con precisione. Assicuratevi innanzi tutto che i dati personali dei vostri collaboratori quali nome, cognome, indirizzo, data di nascita ecc. siano stati inseriti in modo corretto nel documento in questione. Non dimenticate di chiedere al vostro futuro collaboratore il suo numero AVS sin dalla sua assunzione. Eviterete così di doverlo rincorrere nei corridoi dell’azienda per ottenere questa informazione. Le ore lavorate, i tassi di retribuzione, le detrazioni come pure qualsiasi altro elemento considerato pertinente devono essere registrati nel vostro sistema di gestione dei salari in modo da poter essere trasferiti sulla busta paga. Altro aspetto da considerare: se assumete un collaboratore straniero non residente in Svizzera, dovete registrarlo presso le autorità fiscali del vostro Cantone. Dovrete fornire informazioni sul dipendente, compresi nome e cognome, indirizzo, statuto di residente fiscale e altri dettagli pertinenti.

2. L’integrazione dei dati

Su una busta paga allestita in modo corretto devono necessariamente figurare determinati elementi. Oltre ai dati anagrafici del collaboratore o della collaboratrice, devono essere chiaramente menzionati la ragione sociale e l’indirizzo dell’azienda. Ma anche:

• Il periodo di paga, che si tratti di un mese civile, di una settimana o di un altro periodo specifico.
• Le ore lavorate, elemento centrale soprattutto per le collaboratrici e i collaboratori che beneficiano di un salario orario. Non dimenticate di distinguere le ore normali dalle ore supplementari. Come per gli straordinari, anche le ore lavorate di notte, durante i fine settimana o nei giorni festivi sono soggette a un trattamento speciale (cfr. tasso di retribuzione).
• Il tasso di retribuzione è definito in base al tipo di ore effettuate (normali, straordinarie o al di fuori degli orari standard e dei giorni lavorativi). Funge da coefficiente per il calcolo finale delle ore e determina il salario lordo.
• Le detrazioni riguardano gli oneri sociali quali i contributi sociali, le imposte sul reddito, i contributi pensionistici, le assicurazioni, gli anticipi rimborsabili ecc. Queste voci devono figurare sulla busta paga di ogni dipendente.
• La trattenuta dell’imposta alla fonte (per i dipendenti non residenti in Svizzera). A ogni periodo di paga, dovete dedurre l’imposta alla fonte dallo stipendio del dipendente utilizzando l’aliquota fornita dalle autorità fiscali. Dovrete in seguito versare regolarmente gli importi trattenuti alle autorità fiscali, solitamente con cadenza mensile.
• Infine, sulla busta paga devono figurare anche il salario lordo soggetto all’AVS e il salario netto. È importante specificare se si tratta di uno stipendio orario, mensile o annuale.

3. Il calcolo del «reddito lordo/netto»

Il base a un accordo contrattuale stipulato tra il datore di lavoro e il dipendente al momento dell’assunzione, il salario lordo soggetto all’AVS viene calcolato moltiplicando il salario di base per il numero di ore lavorate, tenendo conto dei tassi di retribuzione applicabili. Può essere altresì definito su base mensile o annua; in questo caso si basa su un determinato numero di ore settimanali. Tuttavia, lo stipendio lordo non corrisponde allo stipendio finale, ovvero lo stipendio netto che il dipendente riceve sul suo conto in banca alla fine o all’inizio di un mese. Per ottenere questo reddito netto, si devono dedurre dallo stipendio lordo tutte le trattenute legali e volontarie. Queste detrazioni hanno un impatto sugli oneri sociali e fiscali, ma anche sui premi, sui «bonus» e su qualsiasi altra compensazione che può essere percepita dal dipendente.

4. Le informazioni complementari da considerare

Sebbene gli elementi summenzionati costituiscano l’essenziale di ciò che deve figurare su una busta paga, è possibile aggiungere sul documento anche altre informazioni complementari pertinenti. Citiamo ad esempio i congedi pagati (utilizzati o maturati durante il periodo in questione), la tredicesima mensilità (a seconda della scala salariale), i premi, i benefit aziendali, il rimborso delle spese professionali (forfettario o effettivo), come pure qualsiasi altra prestazione salariale accessoria.

5. Un’ultima verifica, data e firma

Quando tutti questi elementi sono stati riportati, il controllo finale è fondamentale. Vi risparmierà perdite di tempo in correzioni e ulteriori registrazioni contabili e vi eviterà inutili irritazioni. Controllate tutti i calcoli e i dettagli per assicurarvi che siano corretti. Verificate anche la conformità del documento. Per sostenervi in questo ambito, vi invitiamo a consultare le leggi – in particolare la Legge sul lavoro e le sue ordinanze (LL e OLL) – come pure i regolamenti e le direttive in vigore in Svizzera, in particolare i contratti collettivi di lavoro del vostro settore. Per il ramo alberghiero e della ristorazione, ad esempio, troverete tutte le raccomandazioni nel Contratto collettivo nazionale di lavoro dell’industria alberghiera e della ristorazione (CCNL). Ora non vi resta che datare il documento e firmarlo, voi e il vostro dipendente, per attestarne l’autenticità.

Avete ancora un dubbio? Non esitate a contattare uno specialista delle risorse umane o un esperto in diritto del lavoro per garantire il rispetto dei requisiti legali.

E se preferite concentrarvi sullo sviluppo della vostra azienda piuttosto che perdere tempo in compiti amministrativi, rivolgetevi a HOTELA. Ci occupiamo della gestione dei vostri salari attraverso la nostra prestazione HOTELA Full, in conformità al CCNL. Contattateci