Établir une fiche de salaire dans les règles de l’art

Êtes-vous sûr de bien connaître tous les éléments devant légalement figurer sur une fiche de salaire ? Que vous soyez un as de l’administration ou non, il est toujours utile de se rafraîchir la mémoire. Retrouvez dans cet article de blog HOTELA les principaux paramètres à prendre en considération.

Remplir une fiche de salaire, c’est comme partir en voyage. Les deux actions partagent d’ailleurs le même mot d’ordre : ne rien oublier. À commencer par l’essentiel : carte d’identité, titre de transport, heures de départ et d’arrivée, réservation pour la durée du séjour… et un peu d’argent évidemment. Car c’est bien de cela qu’il s’agit. D’argent. Et plus précisément, d’une rétribution en échange d’un travail effectué. Et pour que cette rétribution soit versée en bonne et due forme, il y a, côté employeur, quelques règles à respecter ainsi qu’un certain nombre d’informations à réunir. En particulier, quand vos collaboratrices et collaborateurs jonglent, comme dans l’hôtellerie ou la restauration, avec des horaires irréguliers.

Pour rappel, voici quelques principes qui vous permettront de vérifier si vous établissez vos fiches de salaire dans les règles de l’art. Et même si, pour certains d’entre vous, cette tâche s’apparente à une épreuve compliquée, n’oubliez jamais le temps que vous économisez en mettant en place des processus bien huilés.

1. La collecte d’informations
2. L’intégration des données
3. Le calcul « revenu brut/net »
4. Les informations complémentaires à prendre en compte
5. Ultime vérification, date et signature

1. La collecte d’informations

Une fiche de salaire bien ordonnée commence par des champs bien renseignés. Assurez-vous tout d’abord que les données personnelles de vos employés telles que noms, adresse, date de naissance, etc., ont bien été reportées sur le document en question. Et n’oubliez pas de demander, dès son engagement, le n° AVS de votre futur salarié. Vous n’aurez pas à le poursuivre ensuite dans les couloirs de votre établissement pour obtenir cette information. Les heures travaillées, les taux de rémunération, les déductions ainsi que tout autre élément jugé pertinent doivent également être enregistrés dans votre propre système de gestion afin de les reporter ensuite sur la fiche de salaire. À noter également que lorsque vous embauchez un employé étranger non-résident en Suisse, vous devez l’enregistrer auprès des autorités fiscales de votre canton. Vous devrez fournir des informations sur l’employé, y compris son nom, son adresse, son statut de résident fiscal et d’autres détails pertinents.

2. L’intégration des données

Pour établir correctement vos fiches de salaire, certains éléments doivent impérativement y figurer. En marge de l’identification de l’employé, la raison sociale et l’adresse de l’entreprise doivent être clairement mentionnées. Mais aussi :

• La période de paie, qu’il s’agisse d’un mois civil, d’une semaine ou d’une autre période spécifique.
• Les heures travaillées, élément central, surtout pour les collaborateurs et les collaboratrices bénéficiant d’un salaire horaire. N’oubliez pas de distinguer les heures normales des heures supplémentaires. Les heures de nuit, effectuées le week-end ou pendant les jours fériés font, comme pour les heures supplémentaires, l’objet d’un traitement spécifique (voir taux de rémunération).
• Le taux de rémunération est défini en fonction du type d’heures effectuées (normales, supplémentaires ou réalisées en dehors des horaires standards et des jours ouvrés). Il joue le rôle de coefficient pour le calcul final des heures et détermine le salaire brut.
• Les déductions concernent les charges salariales telles que les cotisations sociales, les impôts sur le revenu, les cotisations de retraite, les assurances, les avances remboursables, etc. Celles-ci doivent être indiquées sur les fiches de salaire de chaque employé.
• La retenue impôt à la source (pour les employés non-résidents en Suisse). À chaque période de paie, vous devrez retenir l’impôt à la source sur le salaire de l’employé en utilisant le taux d’imposition fourni par les autorités fiscales. Vous devrez ensuite verser ces montants retenus aux autorités fiscales de manière régulière, généralement chaque mois
• Enfin, le salaire brut soumis à l’AVS et le salaire net doivent également être mis en évidence sur la fiche de paie. Il est important de préciser dans ce cas s’il s’agit d’un salaire horaire, mensuel ou annuel.

3. Le calcul « revenu brut/net »

Faisant l’objet d’un accord contractuel entre l’employeur et l’employé lors de l’engagement de ce dernier, le salaire brut soumis à l’AVS se calcule en multipliant le salaire de base par le nombre d’heures travaillées en tenant compte des taux de rémunération applicables. Il peut aussi être défini de manière mensuelle ou annuelle ; il s’appuie dans ce cadre sur un nombre d’heures déterminé par semaine. Le salaire brut ne correspond pas toutefois au salaire final, à savoir le salaire net que reçoit l’employé sur son compte en banque à la fin ou au début d’un mois. Pour obtenir ce revenu net, il suffit de déduire l’ensemble des retenues légales et volontaires du salaire brut. Ce prélèvement touche aux charges sociales et fiscales, mais aussi aux primes, aux « bonus » et à toute autre compensation que peut percevoir le salarié.

4. Les informations complémentaires à prendre en compte

Si les éléments détaillés ci-dessus forment l’essentiel de ce qui doit figurer sur une fiche de salaire, d’autres informations pertinentes peuvent également venir compléter ce document. Nous pensons ici aux congés payés (utilisés ou acquis pendant la période), au treizième salaire (selon son échelonnement), aux primes, aux avantages en nature, au remboursement de frais professionnels (forfaitaires ou effectifs), ainsi qu’à toute autre prestation salariale accessoire.

5. Ultime vérification, date et signature

Une fois tous ces objets reportés, le dernier contrôle est capital. Il vous évitera de perdre du temps en correctif, énervement et écriture comptable. Passez en revue tous les calculs et les détails pour vous assurer de leur exactitude. Vérifiez également la conformité du document. Pour vous soutenir dans ce domaine, nous vous invitons à consulter les lois – en particulier la Loi sur le travail et ses ordonnances (LTr et OLT) – ainsi que les réglementations et les directives en vigueur en Suisse, en particulier les conventions collectives de travail de votre branche ; pour l’hôtellerie et la restauration par exemple, vous trouverez toutes les recommandations du secteur dans la Convention collective nationale de travail pour les hôtels, restaurants et cafés (CCNT). Ne reste plus ensuite qu’à dater le document et le signer, vous et votre employé, pour attester de son authenticité.

Un doute subsiste ? N’hésitez pas à consulter un professionnel des ressources humaines ou un expert en droit du travail pour garantir le respect des exigences légales.

Et si vous préférez vous consacrer au développement de votre établissement plutôt que de vous perdre en tâches administratives, faites appel à HOTELA. Nous gérons pour vous vos salaires via notre prestation HOTELA Full, y compris selon la CCNT. Contactez-nous